Hoy empezamos con la primera publicación de las muchas que haré para que podáis manejar a vuestro antojo la información contable de vuestra empresa, sin necesidad de tener que acudir cada vez que queráis algo a un ingeniero informático.
Todas las publicaciones estarán comunicadas entre sí y tendrán como objetivo final lo que os expliqué la semana pasada.
Pero tened en cuenta que lo realmente importante no es el resultado final, no es el logro del objetivo planteado, lo que es realmente importante es el aprendizaje de usar Access sin necesidad de saber un lenguaje de programación. Esto nos permite una gran libertad a la hora de manejar un volumen importante de información contable a nuestro antojo.
El título de la publicación de hoy, lo dice todo.
Hay dos formas de empezar a tener la información en Access a partir de un ERP o de un programa de contabilidad aunque no forme parte de un ERP: la importación o la vinculación.
La importación: como su nombre indica, consiste en importar la información, es decir, lo que previamente se ha exportado desde la aplicación contable que usemos, se importa a Access tal cual.
Los contables entenderéis perfectamente esto si os digo que la importación es como un balance de situación: una fotografía del estado de la contabilidad financiera de una empresa en un momento dado y con una información dada. Puede ser que la contabilidad no esté al día, puede ser que el momento no sea el adecuado porque hay proyectos en marcha que desvirtúan el balance; esto último nos obliga a una revisión contable para que se ajuste mejor a la realidad de la empresa.
En definitiva, la importación sólo nos da información del libro diario de ese momento, si es un buen momento o no, importa más bien poco, porque cada vez que queramos manejar la información tendremos que hacer una exportación para poder importar a Access toda la información que precisamos. Es decir, cada vez que queramos tratar la información en Access, debemos realizar dos pasos previos: la exportación desde la aplicación contable y la importación a Access.
La vinculación. En la primera acepción de la RAE queda perfectamente explicado: 1. tr. Atar o fundar algo en otra cosa.
Y eso es precisamente lo que Access hace cuando se vincula: se ata o se funde con la información de la aplicación contable usada. De tal manera que cuando se modifica algo en la aplicación contable, Access lo tiene reflejado en tiempo real.
Pero no todo es de color de rosa en la vinculación.
Primero porque para poder vincular debemos conocer con exactitud la tabla de la aplicación contable que debemos vincular. Y no solamente esto, además debemos conocer dónde está ubicada. Esto, que parece algo simple, puede resultar de lo más complejo, (sobre todo en los ERP's, no así en las aplicaciones contables que no forman parte de un ERP), porque dependemos de los programadores de esas aplicaciones para que nos digan qué tabla es y dónde se encuentra.
Y, segundo, y por esta razón se entiende que los programadores de estas aplicaciones contables son reacios a dar esa información, porque la vinculación conlleva un problema no menor, según quién sea el que maneja el Access: si se modifica algo en esa tabla usando el Access, se modifica en la tabla original, es decir, en la tabla de la aplicación contable. Esto son palabras mayores. Así que mucha prudencia al usar la vinculación.
Sin embargo, a pesar de estas dos cuestiones, la vinculación siempre es mucho mejor; nos evita exportar para después importar y trabajamos en tiempo real junto con la aplicación contable de la empresa.
Por eso yo abogo por la vinculación, siempre y cuando se sepa manejar Access; de lo contrario, y por un motivo de máxima prudencia, usad la importación.
Si seguís las publicaciones que haremos, podréis usar con total seguridad la vinculación. Os animo a no perderos ninguna de las publicaciones.
Esta semana, también hay una cita para la reflexión:
| No puede impedirse el viento. Pero pueden construirse molinos. |
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Y sí, esta semana también hay un video musical. Hay que saber relajarse escuchando buena música. Es fundamental para poder desarrollar todo el potencial que todos lleváis dentro.
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