Access: nuestro nuevo reto.

En la temporada pasada propuse un reto que culminamos justo antes de disfrutar de unas merecidas vacaciones.

Como recordaréis, el reto consistió en poder asentar apuntes contables en una base de datos de Access, con el añadido de conseguir que cuando se pulsase la cuenta contable en el formato 57.2, Access rellenase de ceros la entrada, convirtiéndola en la cuenta de 12 dígitos 570000000002.

A esto, le agregamos una dificultad: hacerlo sin necesidad de usar código en Visual Basic, ya que sólo usamos consultas.

Pues bien, hoy os voy a proponer un reto para esta nueva temporada.

Vamos a generar en Access un libro mayor a partir de un libro diario. Con las siguientes condiciones:

- No usaremos código en Visual Basic.

- El libro diario lo importaremos a Access desde una aplicación externa. Es decir, desde un programa de contabilidad, ya sea de un ERP, (sistemas de planificación de recursos empresariales, o por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning), o de una aplicación contable que no forma parte de un ERP.

- Consideraremos que el archivo que se importará a Access y que contendrá el libro diario estará en formato Excel, ya que la práctica totalidad de las aplicaciones contables sean o no de un ERP, tienen la posibilidad de exportarlo en formato Excel.

- La búsqueda de las cuentas contables que querremos ver en el libro mayor, podrá ser tanto por cuenta contable como por el título de la cuenta contable; de tal modo que podremos ver un extracto de mayor de aquellas cuentas cuyo título sea, por ejemplo, Banco de Santander, o simplemente Santander. De este modo, estaremos viendo todos los movimientos que tenemos por ejemplo, con el cliente Xnnnn, S.L., que a su vez también es proveedor. En el libro mayor se incluirán de este modo, las cuentas 430.n, 431.n, 4311.n, 436.n, 4315.n, 400.n y 401.n. En definitiva, lo tendremos todo en un mismo libro mayor, sin necesidad de sacar extractos de mayor por separado y tener que unirlos para ver la situación global de ese titular.

Los que sois contables me entenderéis mejor, por lo engorroso de saber la situación exacta de un titular de una cuenta contable, cuando éste tiene todas las cuentas en uso, tanto todas las de cliente como todas las de proveedor.

Así que, estad atentos a todas las publicaciones a partir de la semana que viene, porque empezaremos un apasionante viaje de aprendizaje de cómo manejar a nuestro antojo las consultas de Access.

Mientras tanto, os dejo una cita para que penséis en ella:

La suerte no es más que la habilidad de aprovechar las ocasiones favorables.

Orison Swett Marden

Y cómo no, hoy también tenemos música para prepararnos para el nuevo curso, disfrutadla.