Imaginemos las tareas diarias de un administrativo de una pyme mediana o pequeña. Imaginemos que es un administrativo que no está adscrito a sección alguno. O sea, es el administrativo de la empresa. No es específicamente el administrativo de tal o cual sección. Es un administrativo que forma parte de los costes generales, porque atiende todo en general y nada en particular.
Contestar llamadas telefónicas, hacer facturas, conformar facturas, asentar documentos, reportar informes, ...
Son tantas las diversas tareas que desarrolla a lo largo del mes, que siempre nos planteamos si cuesta más el collar que el perro. Es decir, controlar sus tareas de forma separada puede ser más costoso que lo que nos reporta en términos de rentabilidad el control por tareas de un administrativo.
Pero incluso los gastos generales se tienen que dejar en el mínimo reflejo. No puede ser que los costes generales sean una partida tan importante en volumen que llegue a superar el importe de otras partidas más especificas. He visto empresas en la que los costes generales son una partida que suponen un tercio de los costes totales. Analíticamente esto es un sin sentido.
Estos costes administrativos forman parte de los costes generales. Los costes generales pueden ser muy amplios y abarcar algo de todas las secciones o departamentos de una empresa. Pero si no adelgazamos el importe de los costes generales, estaremos equivocando el análisis de costes.
En el ejemplo que estaba describiendo al principio, el error está en pensar que el salario del administrativo se tiene que repartir al final de todo el proceso analítico; casi siempre se da el caso de que el reparto no es justo.
En este caso, como en otros, primero hay que determinar los tiempos que se dedican a cada cuestión, no en términos de actividades, sino en términos de dedicación.
Siguiendo con el ejemplo, habría que determinar los tiempos de dedicación del administrativo a actividades relacionadas con los clientes de la sección de un producto determinado, los tiempos de dedicación a conformar facturas o de atender a los proveedores de una determinada línea de producción.
El registro diario del trabajo de uno o varios administrativos nos dará la idea clara de esos tiempos, no porque se registre escrupulosamente cada cosa, sino porque se registra de forma agrupada al final del día.
Está claro que primero hay que organizar las tareas y las actividades para que el administrativo pueda registrar los tiempos que ha dedicado a cada sección o departamento, separando todo, no por las tareas sino por la dedicación.
El cambio es ley de vida. Cualquiera que sólo mire al pasado o al presente, se perderá el futuro.
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