Una de las cuestiones más problemáticas y que mayor dolor de cabeza da a los analistas es controlar los costes administrativos.
Si hablamos de administrativos, casi que se puede aplicar a cualquier ámbito de una empresa. Prácticamente todos los departamentos o secciones disponen y necesitan de administrativos que registren los movimientos financieros y económicos de cada línea de producción, o de cada cliente o de cualquier actividad que se realice.
Claro que, si entendemos que los administrativos forman parte de una sección determinada, podríamos pensar que es sencillo. Los costes administrativos se imputan a esa sección y ya está. Pero lo más común es que un administrativo desarrolle tareas para varias secciones o departamentos e, incluso, es muy normal que un administrativo lleve muchas tareas correspondientes a casi todos los departamentos, facturación, registros de albaranes, compras, ventas, tarifas, etc.
Entonces, ¿cómo imputamos o a qué imputamos estos costes?
La primera cuestión que debemos tener en cuenta es de otra índole: qué parte de los costes administrativos imputamos a qué partidas.
Supongamos que tenemos un administrativo que devenga unos costes mensuales por salarios de 1.200,00€. Este administrativo realiza funciones varias de varios departamentos, en concreto, lleva la contabilidad financiera, la facturación a clientes y la facturación de proveedores.
Y claro, su salario está determinado y se puede repartir usando uno o varios inductores de costes, por ejemplo, los asientos, las facturas o las horas que dedica a cada cuestión.
Pero lo importante es que a la hora de determinar el inductor más fiable para el reparto de todos estos costes, que no olvidemos que además del coste salarial incluirá el material de oficina, por poner un ejemplo; insisto, lo más importante, es que el administrativo registre adecuadamente sus actividades diarias.
Y por ahí es por donde empezaremos los videos tutoriales de Access para el control analítico de costes: por los registros de trabajo de los administrativos.
No creáis, es una tarea ardua por las pocas ganas que ponen siempre los administrativos de que se controlen sus tareas, porque siempre dicen que hacen muchas cosas y que no pueden ir registrando todo o que hacen en un día.
En parte tienen razón, pero si de organización se habla, no cabe duda que deberían entender la importancia de saber a qué dedican su tiempo diariamente.
Vivimos en un mundo donde nos escondemos para hacer el amor, mientras la violencia se practica a plena luz del día.
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