Hoy veremos algo muy interesante si se tiene como objetivo que los informes tengan una presentación elegante, distintiva y aclaratoria.
Como analista, me da mucho que pensar que muchos usuarios de Excel desprecien de forma rutinaria el sufijo y/o el formato de cada numero presentado. Y es que tengo que pensar cada vez que veo un número a qué se refieren.
Si veo el número 120,5 en una hoja de cálculo, siempre me pregunto: ¿a qué se refiere?
¿Son euros? ¿Son kilogramos? ¿Son metros lineales? ¿Son caramelos?
La primera cuestión es fácil de solucionar: se le da a la celda el formato moneda en € y arreglado. Pero incluso esto, tan fácil como rápido de hacer, no aparece en muchos de lo informes que me presentan.
Las demás cuestiones planteadas se soluciona personalizando el formato de las celdas para que el sufijo del número sea kg, ml o caramelos. (Sí, podemos hacer que Excel nos presente el número del siguiente modo: '120,5 caramelos'.
Sin embargo, si ese número se refiere a horas y minutos la cosa se complica un poco más debido al tratamiento que Excel hace de las horas y los minutos.
Para empezar, 120,5 ha de referirse obligatoriamente a 120 horas y 30 minutos. (0.5 es la mitad de una hora, es decir, 30 minutos).
Tampoco debemos poner un formato personalizado del tipo HH y MM; no quedaría nada elegante ver '120,5 HH:MM'. Sobre todo porque resulta que hay un formato para este tipo de números mundialmente conocido y usado: hh:mm:ss. Es decir, con el separador ':' entre las horas, los minutos y los segundos. Todo aquel que vea el número 120:30:00, sabe automáticamente que son 120 horas y 30 minutos. No hacen falta sufijos para entender a que se refiere el número 120,5 si está en el formato de horas adecuado.
Tened en cuenta que Excel siempre trata las horas y los minutos como parte del día de una fecha. Esto, que puede parecer obvio, es una verdadera trastada para los analistas.
Porque lo que dice Excel es que las horas como máximo será el número 24, porque un día no tiene más de 24 horas. (En realidad, Excel lo mostrará como 23:59).
Para Excel hay tres posibilidades que podemos plasmar de forma simple:
- 03/12/2019 15:00 (fecha y hora)
- 03/12/2019 (sólo la fecha)
- 15:00 (sólo la hora)
Pero esto no soluciona el problema que os planteo. ya que los analistas necesitamos sumar horas y minutos, por lo tanto no nos sirven las soluciones que nos da Excel. Siempre necesitamos sumar horas mucho más allá de las 24 que tiene un día. Por ejemplo, 120.5 horas, en formato 120:30:00.
En las próximas publicaciones iré desgranando todo lo relacionado con lo planteado hoy.
El pensamiento es la única cosa del Universo de la que no se puede negar su existencia: negar es pensar.
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