Cuando se trabaja en Access, se llega a un punto en el que la desolación acude de forma irremisible: ¿cómo presentamos el fruto de nuestro esfuerzo?
Access tiene una herramienta que es la de los Informes o Reports.
Pero es una herramienta tediosa por poco intuitiva. Sin embargo, como todo en la vida, tiene sus cosas buenas y malas.
Lo engorroso de preparar un informe en Access es todo lo relativo a los ajustes para que quede presentable, si a esto añadimos que normalmente un informe precisa de revisiones periódicas para ajustar todo lo que se presenta en el mismo, pues ya tenemos el coctel de la desesperación a flor de piel.
Por eso, lo más sensato es usar Excel como presentador de los informes de la información contenida en una tabla de Access. Excel es mucho más asequible a las modificaciones y adecuaciones rápidas y certeras, pero sobre todo, con excel te preocupas muy poco de encolumnar, enfilar, clasificar, ordenar, agrupar, porque sus comandos son más precisos y más intuitivos, (con diferencia), que los comandos de que dispone la herramienta Informes de Access.
Por operatividad, soy más partidario de usar Excel para la presentación de informes, usando los vínculos que Excel permite sobre tablas o consultas de Access; de tal modo que desde Access se prepara toda la información en una tabla, incluyendo orden, grupos, cálculos si fuese necesario, etc. Además, la otra gran ventaja es que desde Access, también podemos enviar la información directamente a Excel. Es una relación biunívoca.
Para todo lo que estamos viendo, que casi ha culminado con la última publicación, la titulada 'Access: en la práctica es más fácil que en la teoría.', vamos, primero a preparar el informe en Access, tal y como está preparado en el Access que vamos siguiendo de ejemplo y, después, lo veremos usando Excel para presentar nuestro informe, es decir, el libro mayor.
Así veréis la diferencia y podréis decidir mejor por vosotros mismos. Como siempre que no publico video tutorial, os dejo una cita para reflexionar y un video musical.
Una síntesis vale por diez análisis.
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