Continuamos hoy con las entradas dedicadas a los secretos de las tablas dinámicas en Excel.
Pero como este apartado forma parte de un conjunto más completo de entradas, y, aunque todas se pueden visitar y probar de forma independiente, creo que es conveniente que os relacione la secuencia de entradas que explican el desarrollo de nuestra hoja de cálculo, a la que podéis acceder desde la pestaña de la parte superior de este blog, 'Hojas de cálculo', o bien, en este enlace: '002 - Filtros secuenciales de saldos y evolución de los flujos de caja'.
Pero como este apartado forma parte de un conjunto más completo de entradas, y, aunque todas se pueden visitar y probar de forma independiente, creo que es conveniente que os relacione la secuencia de entradas que explican el desarrollo de nuestra hoja de cálculo, a la que podéis acceder desde la pestaña de la parte superior de este blog, 'Hojas de cálculo', o bien, en este enlace: '002 - Filtros secuenciales de saldos y evolución de los flujos de caja'.
La secuencia de publicaciones, es la siguiente:
'Saldos secuenciales con filtros y flujos de efectivo.',
'Secuencia de saldos y flujo de caja: formulación.',
'Secuencia de saldos y flujo de caja: 'los adornos'.',
'Secuencia de saldos y flujo de caja: primer análisis (paso a paso).', y, por último:
'Tablas dinámicas en Excel: el principio del 'Business Intelligence''.
'Saldos secuenciales con filtros y flujos de efectivo.',
'Secuencia de saldos y flujo de caja: formulación.',
'Secuencia de saldos y flujo de caja: 'los adornos'.',
'Secuencia de saldos y flujo de caja: primer análisis (paso a paso).', y, por último:
'Tablas dinámicas en Excel: el principio del 'Business Intelligence''.
Continuamos con esta serie de publicaciones. Veamos cómo se desarrolla este pequeño ejemplo de tabla dinámica.
Lo primero es ir pasando la información desde los 'Campos de tabla dinámica', a una de las cuatro partes de la tabla dinámica, según sea nuestra necesidad: bien a los 'Filtros', o a las 'Filas', o a las 'Columnas' o a los 'Valores'.
Empezamos por los filtros. Os recuerdo que cuando en las imágenes indico situarse o posicionarse, no significa pulsar, sino sólo apuntar con el ratón, sin pulsar el botón izquierdo del ratón.
En este primer paso, podéis observar en la imagen los pasos a seguir para pasar todos los campos que nos interesan como filtros de cabecera, a la tabla dinámica. Estos campos son: 'Diario', 'Fecha', 'Asiento', 'Apunte' y 'Concepto'.
A continuación, activamos las casillas de selección de todos los campos pasados al filtro de cabecera:
Una vez que tenemos todos los filtros con la activación de la selección, procedemos a filtrar aquello que nos interesa para el estudio que vamos a realizar. En el ejemplo que estamos trabajando, lo único que nos interesa filtrar es que no aparezcan las 'Aperturas' y los 'Cierres' contables. Para ello, hacemos lo siguiente:
Vanos ahora, con los filtros de las 'Filas'. El procedimiento es idéntico que para los filtros de la cabecera, salvo en las opciones y los campos a elegir. En este caso, lo que nos interesa son los 'Año' y 'Día de la semana'. Procederemos del siguiente modo:
Antes de continuar, he de haceros una apreciación para que, si os quedáis sin la visión de las herramientas de la tabla dinámica, sepáis el porqué. Para que dichas herramientas estén visibles, es necesario que estéis en una celda que forma parate de la tabla dinámica. Por ejemplo, si seleccionáis la celda C6, desaparecen las herramientas de la tabla dinámica:
Para que aparezcan, debéis volver a una celda de la tabla dinámica, por ejemplo, la A8:
Seguimos con el arreglo de nuestra tabla dinámica. Los totales que salen de forma automática, son algo que para nuestro análisis no es necesario. Vamos a quitarlos con el siguiente procedimiento:
A continuación, ponemos los valores; lo que nos interesa es 'Debe' y el 'Haber'. Los dos tienen que ir en los 'Valores'. Lo hacemos del siguiente modo:
Excel, de forma automática, intenta dar la forma correcta al título y a la operación que se utiliza para los valores. Si os fijáis, veréis que Excel ha considerado que lo mejor es contar los registros, por eso los valores que aparecen, tanto para el 'Debe' como para el 'Haber', no es la suma del debe ni la suma del haber, sino el número de registros que hay en la tabla para cada valor, según el filtro de las filas.
Por eso, los títulos que le ha puesto Excel a las columnas de los valores, son: 'Cuenta de Debe' y 'Cuenta de Haber', porque está contando registros, pero no está haciendo lo que nos interesa, esto es, sumar el contenido de los registros. Vamos pues, a cambiar esto.
Actuar primero, como indico en la siguiente imagen:
A continuación indicamos que queremos que sume, y cambiamos el título, (al pulsar 'Suma', Excel ya habrá cambiado el título, denominándolo 'Suma de Debe'), pero como ese título no nos gusta, lo cambiamos, por ejemplo a 'Ingresos (Debe)'.
Hacemos lo mismo para el haber y ya tenemos los valores correctos y en su sitio. Pero nos damos cuenta que el formato del número no es el adecuado. Así pues, vamos a darle la forma correcta a los números, del siguiente modo:
Al seleccionar la opción anterior, ya podemos elegir la forma que nos interesa, de la siguiente forma:
Con un par de detalles más, ya tendremos la tabla dinámica preparada, tal y como la podéis apreciar en la pestaña 'Flujos de efectivo (Tabla)'. Os recuerdo que a los solos efectos de la exposición de estas entradas, estoy trabajando sobre una pestaña nueva 'Hoja1'. Pero la finalidad es que veáis el proceso seguido para generar la pestaña que después dará soporte al gráfico dinámico, esto es 'Flujos de efectivo (Tabla)'.
Por un lado, nos falta filtrar la fila para ver sólo la información de un ejercicio:
Y por otro lado, ya que lo que queremos es analizar el flujo de efectivo por días de la semana de un ejercicio, debemos quitar los subtotales del filtro de la fila. Procedemos de la siguiente forma:
Y ya tenemos lo que necesitamos. Pensad en todas las posibilidades que se os abren conociendo el manejo de una tabla dinámica. La información se resume al detalle que deseéis. Con ello el análisis es mucho más rápido, exacto y fluido en las conclusiones, porque podemos ir cambiando los filtros seleccionados y analizando, al mismo tiempo, la información completa de una tabla o una hoja de Excel que puede llevar miles de registros (filas).
Como norma fundamental, anotaros la siguiente máxima: siempre que se modifique una tabla dinámica, o que se termine de crear, se debe actualizar la información y los cálculos.
Pero tranquilos, esto es muy rápido, (en otras entradas os explicaré cómo automatizar esto). Por ahora, basta con que procedáis según indico en la siguiente imagen:
La semana que viene, crearemos un gráfico dinámico sobre la información de nuestra tabla dinámica. La información de ambas pestañas van vinculadas, con lo que, si modificamos una, se refleja en la otra. Una maravilla, os lo aseguro.
La cita para esta semana es para que penséis en las posibilidades de una tabla dinámica:
El video musical de la semana, ritmo sencillo pero muy pegadizo. Agradable a los sentidos y que no os dejará indiferentes. Seguro que el cuerpo os pide marcha después de escucharlo. Disfrutadlo.
Lo primero es ir pasando la información desde los 'Campos de tabla dinámica', a una de las cuatro partes de la tabla dinámica, según sea nuestra necesidad: bien a los 'Filtros', o a las 'Filas', o a las 'Columnas' o a los 'Valores'.
Empezamos por los filtros. Os recuerdo que cuando en las imágenes indico situarse o posicionarse, no significa pulsar, sino sólo apuntar con el ratón, sin pulsar el botón izquierdo del ratón.
En este primer paso, podéis observar en la imagen los pasos a seguir para pasar todos los campos que nos interesan como filtros de cabecera, a la tabla dinámica. Estos campos son: 'Diario', 'Fecha', 'Asiento', 'Apunte' y 'Concepto'.
A continuación, activamos las casillas de selección de todos los campos pasados al filtro de cabecera:
Una vez que tenemos todos los filtros con la activación de la selección, procedemos a filtrar aquello que nos interesa para el estudio que vamos a realizar. En el ejemplo que estamos trabajando, lo único que nos interesa filtrar es que no aparezcan las 'Aperturas' y los 'Cierres' contables. Para ello, hacemos lo siguiente:
Vanos ahora, con los filtros de las 'Filas'. El procedimiento es idéntico que para los filtros de la cabecera, salvo en las opciones y los campos a elegir. En este caso, lo que nos interesa son los 'Año' y 'Día de la semana'. Procederemos del siguiente modo:
Antes de continuar, he de haceros una apreciación para que, si os quedáis sin la visión de las herramientas de la tabla dinámica, sepáis el porqué. Para que dichas herramientas estén visibles, es necesario que estéis en una celda que forma parate de la tabla dinámica. Por ejemplo, si seleccionáis la celda C6, desaparecen las herramientas de la tabla dinámica:
Para que aparezcan, debéis volver a una celda de la tabla dinámica, por ejemplo, la A8:
Seguimos con el arreglo de nuestra tabla dinámica. Los totales que salen de forma automática, son algo que para nuestro análisis no es necesario. Vamos a quitarlos con el siguiente procedimiento:
A continuación, ponemos los valores; lo que nos interesa es 'Debe' y el 'Haber'. Los dos tienen que ir en los 'Valores'. Lo hacemos del siguiente modo:
Excel, de forma automática, intenta dar la forma correcta al título y a la operación que se utiliza para los valores. Si os fijáis, veréis que Excel ha considerado que lo mejor es contar los registros, por eso los valores que aparecen, tanto para el 'Debe' como para el 'Haber', no es la suma del debe ni la suma del haber, sino el número de registros que hay en la tabla para cada valor, según el filtro de las filas.
Por eso, los títulos que le ha puesto Excel a las columnas de los valores, son: 'Cuenta de Debe' y 'Cuenta de Haber', porque está contando registros, pero no está haciendo lo que nos interesa, esto es, sumar el contenido de los registros. Vamos pues, a cambiar esto.
Actuar primero, como indico en la siguiente imagen:
A continuación indicamos que queremos que sume, y cambiamos el título, (al pulsar 'Suma', Excel ya habrá cambiado el título, denominándolo 'Suma de Debe'), pero como ese título no nos gusta, lo cambiamos, por ejemplo a 'Ingresos (Debe)'.
Hacemos lo mismo para el haber y ya tenemos los valores correctos y en su sitio. Pero nos damos cuenta que el formato del número no es el adecuado. Así pues, vamos a darle la forma correcta a los números, del siguiente modo:
Al seleccionar la opción anterior, ya podemos elegir la forma que nos interesa, de la siguiente forma:
Con un par de detalles más, ya tendremos la tabla dinámica preparada, tal y como la podéis apreciar en la pestaña 'Flujos de efectivo (Tabla)'. Os recuerdo que a los solos efectos de la exposición de estas entradas, estoy trabajando sobre una pestaña nueva 'Hoja1'. Pero la finalidad es que veáis el proceso seguido para generar la pestaña que después dará soporte al gráfico dinámico, esto es 'Flujos de efectivo (Tabla)'.
Por un lado, nos falta filtrar la fila para ver sólo la información de un ejercicio:
Y por otro lado, ya que lo que queremos es analizar el flujo de efectivo por días de la semana de un ejercicio, debemos quitar los subtotales del filtro de la fila. Procedemos de la siguiente forma:
Y ya tenemos lo que necesitamos. Pensad en todas las posibilidades que se os abren conociendo el manejo de una tabla dinámica. La información se resume al detalle que deseéis. Con ello el análisis es mucho más rápido, exacto y fluido en las conclusiones, porque podemos ir cambiando los filtros seleccionados y analizando, al mismo tiempo, la información completa de una tabla o una hoja de Excel que puede llevar miles de registros (filas).
Como norma fundamental, anotaros la siguiente máxima: siempre que se modifique una tabla dinámica, o que se termine de crear, se debe actualizar la información y los cálculos.
Pero tranquilos, esto es muy rápido, (en otras entradas os explicaré cómo automatizar esto). Por ahora, basta con que procedáis según indico en la siguiente imagen:
La semana que viene, crearemos un gráfico dinámico sobre la información de nuestra tabla dinámica. La información de ambas pestañas van vinculadas, con lo que, si modificamos una, se refleja en la otra. Una maravilla, os lo aseguro.
La cita para esta semana es para que penséis en las posibilidades de una tabla dinámica:
@HoraciodelaVega
No se le puede poner límite a algo. Cuanto más sueñes, más lejos llegarás
https://twitter.com/HoraciodelaVega/status/468451414059270144
No se le puede poner límite a algo. Cuanto más sueñes, más lejos llegarás
https://twitter.com/HoraciodelaVega/status/468451414059270144
El video musical de la semana, ritmo sencillo pero muy pegadizo. Agradable a los sentidos y que no os dejará indiferentes. Seguro que el cuerpo os pide marcha después de escucharlo. Disfrutadlo.
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