Tablas dinámicas en Excel: el principio del 'Business Intelligence'

Hoy empezamos una serie de entradas dedicadas a los secretos de las tablas dinámicas en Excel. Aunque éstas son simples, no deben ustedes perder de vista que son la antesala de lo que ahora se conoce en términos técnicos como 'Business Intelligence'. Algo así como 'Inteligencia de un despacho'. Discúlpenme, pero nunca entenderé el uso de este y otros muchos anglicismos.

En fin, a lo nuestro. En las últimas entradas hemos seguido la siguiente secuencia de publicaciones: 'Saldos secuenciales con filtros y flujos de efectivo.', 'Secuencia de saldos y flujo de caja: formulación.', 'Secuencia de saldos y flujo de caja: 'los adornos'.', y, la última publicación, 'Secuencia de saldos y flujo de caja: primer análisis (paso a paso).'.

Llegados a este punto tenemos que ver cómo crear, modificar y adecuar la información, para poder realizar un análisis mucho más completo, complejo y resolutivo, de la información extraída desde un aplicativo informático contable, en lo referente a un extracto de cuenta o libro mayor de cuentas.

Lógicamente esto es un ejemplo, pero lo que voy explicando en estas publicaciones, lo pueden usar para cualquier otra necesidad que tengan. Y si tienen problemas, no duden en planteármelos; juntos intentaremos encontrar la solución más adecuada a las cuestiones que se les planteen.

Seguimos pues, con nuestra hoja de cálculo, a la que podéis acceder desde la pestaña de la parte superior de este blog, 'Hojas de cálculo', o bien, en este enlace: '002 - Filtros secuenciales de saldos y evolución de los flujos de caja'.

Cuando le llega a un analista una nueva hoja de cálculo, lo primero que se hace es comprobar si hay pestañas ocultas. Es en estas hojas, donde normalmente se esconde la información más necesaria para comprender la estructura de toda la hoja de cálculo. La mayoría de las veces, no se oculta para que no nos enteremos, sino por un principio de visibilidad más estética. Las hojas ocultas, contienen información, pero no se les cuida la estética visual.

Procedemos pues del siguiente modo. (Tengan en cuenta que no es lo mismo apuntar que pulsar. esto les será de gran ayuda a lo largo de esta y las siguientes pulsaciones).

Cuando, a continuación, se nos muestran todas las pestañas ocultas, las vamos seleccionando y les damos visibilidad. En nuestro ejemplo, sólo tenemos una pestaña oculta, pero pueden ser muchas.

Al aceptar, se nos muestra la pestaña que estaba oculta.

Y ahí, es donde se encuentra la tabla dinámica. Para que puedan seguir cómo se ha creado, voy a crear una nueva hoja, (que después eliminaré), donde explicaré, paso a paso, el proceso de creación de esta sencilla tabla dinámica.

Antes, he de explicar que las filas o columnas vacías suponen un pequeño contratiempo para las tablas dinámicas, (nada que no se pueda solventar de forma sencilla, pero para empezar, mejor que la información esté compactada, esto es, que no hayan vacíos). Así pues, primero nos aseguramos de que no hay filtros aplicados en la pestaña desde donde cogeremos toda la información para esta tabla dinámica.

Vamos a la pestaña 'Extracto de caja', y nos aseguramos de que no hay filtros aplicados.

A continuación procedemos del siguiente modo, (es muy importante seguir el orden de la numeración):

Siguiente paso: seleccionar la pestaña de la información para la tabla dinámica.

Ahora, nos situamos en la celda adecuada:

Para facilitarles la comprensión de las nemotecnias que usaré a partir de ahora, quédense con la siguiente imagen:

Con eso, podrán seguir mejor las siguientes secuencias de tecleos que deben seguir:

Con esto, conseguimos que el rango que ha de seleccionarse, sea completo; con toda la información que contiene de la hoja de cálculo.

A continuación sólo nos queda, expandir el cuadro de selección de rangos:

Y aceptar:

Y ya tenemos a nuestra disposición la estructura inicial de una tabla dinámica:

Como pueden ver, hay tres elementos que se utilizan para la tabla dinámica: el primero, las 'Herramientas de tabla dinámica', el segundo, los 'Campos de tabla dinámica', y, por último, las cuatro partes que conforman una tabla dinámica, los 'Filtros', las 'Columnas', las 'Filas' y los 'Valores'.

No quiero alargar más esta entrada. En las siguientes publicaciones les explicaré cómo empezar a darle forma a lo que realmente interesa: la información que contiene una tabla dinámica y cómo analizarla.

Sólo deseo insistir en el hecho de que una tabla dinámica, es el principio básico en el que se sustenta toda la maravilla del 'Business Intelligence'. La 'BI', es algo que deben usar todos los analistas y las tablas dinámicas son algo que debe usar cualquier profesional de la contabilidad que precise ir un 'poco más allá'.

Hoy, os muestro una cita para que durante la semana meditéis sobre ella:

@HoraciodelaVega
Para alcanzar lo que nunca has tenido, tendrás que hacer lo que nunca has hecho
https://twitter.com/HoraciodelaVega/status/451766931734167553

Y el video musical de la semana, un recuerdo y un pequeño homenaje a un grande: