Secuencia de saldos y flujo de caja: formulación.

Hoy vamos a analizar cómo se ha desarrollado la hoja de cálculo que podéis encontrar en la pestaña 'Hojas de cálculo' de este blog. Concretamente la hoja titulada 002 - Filtros secuenciales de saldos y evolución de los flujos de caja.

Para empezar hay que dejar claras dos cuestiones que siempre deben estar presentes:

- Nunca hay que teclear la información que debe extraerse desde un aplicativo.

- La forma de extraer dicha información, depende en última instancia de cada aplicativo; pero debe averiguarse cómo exportar la información y elegir la forma más adecuada de la extensión del archivo de destino, a ser posible, siempre en formato hoja de cálculo.

Para poder situarnos, he desarrollado un ejemplo de cómo podría quedar esta información inicial; tened en cuenta que es un ejemplo, una hipótesis de estructura de información, que podría ser de cualquier aplicativo contable. Algo como lo siguiente:

A partir de ahí, ya podemos empezar a darle forma. Lo primero, añadir los campos (títulos de columna), que nos harán falta para los filtros. Importante: nunca modificar la información original; trabajar siempre a partir de la columna siguiente a la última original.

Los campos que necesitamos para nuestro análisis son los siguientes: Saldo filtrado, Año, Mes, Semana y Día de la semana.

Y ya podemos empezar a formular. La primera será la que determine el saldo correcto del extracto, aunque apliquemos un filtro.

Hoy no voy a entrar en el detalle de todo lo que puede hacer una función de una hoja de cálculo. Nos limitaremos a 'escribir' las fórmulas para que podáis desarrollar vuestra propia hoja de cálculo, con una somera explicación de la sintaxis adecuada.

Para nuestro caso, nos situamos en la celda I2, (recordad que las letras siempre son columnas y los números siempre son filas), y escribimos literalmente lo siguiente:

Siempre empezando con el '=' para indicar que vamos a escribir una fórmula. Utilizamos la función 'SUBTOTALES' con la opción '9', que indica que queremos sumar. (Esta función, según la opción elegida, permite sumar, promediar, máximos, mínimos, varianzas, productos, etc., según el número elegido desde el 1 hasta el 11; para nuestro caso, debemos usar el 9, que es la suma).

¿Porqué usamos esta función y no, directamente, la función de sumar? Porque esta función se 'salta' las filas ocultadas por un filtro y sólo opera con las filas que tenemos visibles. Más adelante, cuando apliquemos los filtros, lo entenderéis mejor.

Explicar, por último, que a la función hay que indicarle el rango de celdas con las que debe operar; para nuestro caso son las siguientes: para el 'Debe', desde la F2 hasta la F2; para el 'Haber', desde la G2 hasta la G2. En ambos casos, fijaremos la referencia del desde en el rango, (tanto para la fila como para la columna), mediante el símbolo '$', con lo que la sintaxis de los rangos quedará así: para el 'Debe', '$F$2:F2' y para el 'Haber', '$G$2:G2'.

El fijar las referencias, nos permitirá que cuando copiemos esta fórmula y la peguemos en otra celda de la misma columna, el desde siempre será el mismo, ($F$2 o $G$2), pero el hasta del rango irá variando y pasará, para el 'Debe' de F2 a F3, F4, F5, etc., y para el 'Haber', de G2 a G3, G4, G5, etc. 

A continuación, formulamos las siguientes columnas, para el 'Año':

Tened en cuenta que he supuesto que la fecha del diario esta en la celda B2, si no fuese así, debéis indicarlo entre los paréntesis de la función 'AÑO'.

Para el 'Mes':

Para la 'Semana':

Y, por último, para el 'Día de la semana':

Ya sólo nos queda copiar las fórmulas para que se calcule la información en todas las filas.

Primero, copiamos:

Y, después, pegamos:

Aplicamos la función de filtro y ya tenemos lo que queríamos. Para ello, primero seleccionamos la fila de los títulos y seguimos la siguiente secuencia de pulsaciones:

Fijaros que si ahora miráis la fórmula, por ejemplo, de la celda I8, el rango de celdas que operan en la función, ha cambiado y a pasado a ser un rango como el siguiente:

Con lo que estamos operando con el 'Debe' y el 'Haber', con la información contenida desde la fila 2.

Hasta aquí el desarrollo de la formulación para la pestaña 'Extracto de caja'. La semana que viene os explicaré como usar esta hoja de cálculo para obtener la información que necesitamos, y, lo más importante, analizarla.

La cita de esta semana, es una forma de vida. Es aquello de 'vive y deja vivir'. Por favor, no lo olvidéis.

@GonzaloAndresM
Es imposible gustarle a todo el mundo. También es imposible caerle mal a todo el mundo. Lo que sí es posible, es vivir sin que te importe.
https://twitter.com/GonzaloAndresM/status/715779818877554688

El video musical para la semana. Una joya. ¡Cuán grande es el ser humano!, que es capaz de crear una obra de arte tan excelsa como la de John Legend. Disfrútenla.