La semana pasada dejamos la hoja de cálculo que podéis visualizar en la pestaña 'Hojas de cálculo' y que podéis descargaros desde este enlace, lista para empezar una analítica sobre un extracto de mayor exportado desde un aplicativo contable.
Pero antes de proceder al desarrollo de dicha analítica, debemos mejorar la 'visión'. Y esto, que puede parecer algo pretencioso, es muy importante por dos razones: una, porque los detalles en cualquier trabajo marcan la diferencia y permiten la creatividad que identifica un trabajo con su creador; y, dos, porque una 'visión' de un trabajo con elementos diferenciadores, ayuda, y mucho, al analista en su tarea de optimizar los tiempos de búsqueda.
Para empezar vamos a formular los totales del 'Debe' y el 'Haber', pero de forma que, filtremos lo que filtremos, siempre nos da dará el total correcto.
Como ya expliqué, cuando usamos filtros lo mejor es usar la función 'SUBTOTALES'; aprovechemos pues la 'inteligencia intuitiva' de Excel.
Para ello, lo primero que tenemos que hacer es aplicar un filtro, porque de esa forma Excel sabe que no tiene que sugerir la función 'SUMA', sino la función de 'SUBTOTALES'.
Como podéis observar en la siguiente imagen, lo primero es situarnos en la celda que se usará para la totalización del 'Debe'. Esta celda debe estar dos filas por debajo del último apunte del extracto.
Es decir, dejamos una fila en blanco. De este modo conseguimos que si deseamos insertar cualquier fila que sea anterior a la de la totalización, la formulación la aceptará con total normalidad y no tendremos que preocuparnos de ajustar dicha fórmula.
Pues bien, una vez situados en dicha celda, procedemos a aplicar un filtro; he elegido la columna 'Año', tal y como podéis observar en la siguiente imagen:
Al hacer esto Excel nos da la fórmula que necesitamos sin necesidad de escribirla, como podéis observar en la siguiente imagen:
Pero a pesar de la intuición de Excel, la fórmula que nos sugiere se queda corta, ya que no selecciona la columna del 'Debe' completa. Hemos de ayudarle y para ello procedemos como indico en la siguiente imagen:
Sustituimos la sugerencia de Excel del rango del 'SUBTOTALES', para que empiece por la fila '2', justo debajo de los títulos.
Después de aceptar el cambio, le damos formato, tal y como podéis ver en la siguiente imagen:
Y ya tenemos el total del 'Debe' con el formato adecuado. Para arreglar del mismo modo el 'Haber', sólo debemos copiar lo que acabamos de hacer.
A continuación, generamos la celda que nos servirá de chequeo para el 'Saldo' y el 'Saldo filtrado'.
En este caso, debemos escribir la fórmula, tal y como describo a continuación:
El chequeo consistirá en que observemos que siempre coincidan los importes que están señalados en el punto 3º de la imagen anterior.
Antes de proceder a 'adornar' con otro detalle creativo la hoja de cálculo, debemos corregir el filtro que aplicamos al principio.
Por último, vamos a proceder a resaltar las celdas que nos indicarán con un sólo vistazo, a qué año pertenecen las filas que estamos observando. Para ello, procederemos según indico en la siguiente imagen:
Y contestamos de la siguiente forma:
De este modo, todas las filas que sean anteriores al ejercicio 2016, se resaltarán en rojo claro, tal y como podéis ver en la imagen anterior.
Podría seguir con otros 'adornos', pero confío en que esto sea el inicio para que probéis aquello que se os ocurra para darle 'vista' y creatividad a vuestras hojas de cálculo.
La semana que viene empezaré con la explicación de los filtros y cómo obtener lo que nos interesa para el primer análisis.
La cita de esta semana os hará reflexionar, con toda seguridad:
@DeboRecordarQue
Cuando alguien juzgue tu camino préstale tus zapatos.
https://twitter.com/DeboRecordarQue/status/718817919287693313
Cuando alguien juzgue tu camino préstale tus zapatos.
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El video musical para esta semana es una auténtica joya. Disfrutadlo.
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