La semana pasada os hablé de las tablas: Contabilidad analítica y bases de datos: las tablas
Esta semana comentaré lo que se necesita saber acerca de los campos.
Para empezar, deciros que Access genera automáticamente todo lo que se precisa para funcionar. Pero siempre es conveniente hacer algún retoque, para que se ajuste todo mejor a las necesidades de cada usuario.
Para que la teoría no se quede sin la práctica, os recuerdo que podéis bajéis bajaros la base de datos que iré completando a lo largo de todas las publicaciones sobre estas cuestiones. La encontraréis en este link: 200 - Analítica filosoficada; también podéis acceder a ella desde la pestaña 'Bases de datos', (la pestaña podéis encontrarla en esta misma página, arriba a la derecha).
Independientemente de su contenido, en una tabla se pueden manejar aproximadamente, unos 250 campos. Pero esta limitación no es preocupante. En caso necesario se pueden enlazar varias tablas, controlando los índices de cada una de ellas. Hay dos formas de ver una tabla: vista hoja de datos y vista diseño.
Usad la vista hoja de datos, si queréis ver el contenido de la tabla y dar de alta, eliminar o modificar los campos o los registros.
Y para lo que hoy nos hace falta, usad la vista diseño.
Los principios para que un nombre de campo no nos genere nunca problemas son:
- Que no tenga espacios en blanco
- Que sólo se usen números o letras.
- Que el primer carácter nunca sea un número.
Más de uno podrá decir que no son necesarios esos principios porque Access funciona bien aunque no se sigan a rajatabla. Pero os aseguro, que si los tenéis en cuenta, evitaréis problemas posteriores cuando tengáis que hacer referencia a ellos. No me preguntéis el porqué, (Access lo sabrá), pero siguiendo esos principios, evitaremos quebraderos de cabeza posteriores.
Un campo índice, no deja de ser un campo con dos características técnicas que lo identifica de forma inequívoca: la llave de clave principal y que sea de tipo autonumérico. Con esto se consigue que sea Access el que se encargue de su contenido; a partir de que se crea este campo, nos despreocupamos totalmente de su contenido y sólo lo usamos para las relaciones que nos hagan falta a lo largo de toda la aplicación.
Podríamos crear más de un campo índice en una tabla, pero con que creemos uno sólo, funcionará todo muy bien. Eso sí, siempre tiene que haber por lo menos un campo índice. Y a ser posible, que sea el primer campo.
A partir de ahí, ya podemos crear los campos que queramos. Lo único a tener en cuenta son dos cuestiones: no confundir el nombre del campo con el título del campo y elegir bien el tipo de datos.
Según el tipo de datos que se elija, se nos desplegarán unas u otras posibilidades de elección de las características técnicas. Aquí, no es necesario modificar nada porque Access ya tiene lo que necesita, pero hay por lo menos dos características que siempre me gusta modificar: el título del campo y el tamaño del campo.
El título del campo, porque sino ponemos nada en el título, Access nos mostrará siempre el nombre del campo, con todos sus defectos lingüísticos.
El tamaño del campo, porque determinará cómo podremos operar posteriormente con el campo.
Las demás características, por ahora las obviamos. Si queréis 'jugar' con ellas, hacedlo, es la mejor forma de aprender. En la base de datos de ejemplo que os comentaba al principio, podéis observar que, por ejemplo, al campo 'CódigoAnalítico', le he dado un 'Tamaño del campo': 5 (caracteres); una 'Máscara de entrada': 00000;;_ (para que, aunque el tipo de datos sea 'Texto corto', no contenga texto, sino sólo números); un 'Título': Código analítico; un 'Requerido': Sí; y un 'Indexado': Sí (Sin duplicados).
Por hoy es suficiente. Seguiré ampliando la base de datos en posteriores publicaciones.
Mientras tanto, esta semana pueden reflexionar sobre la siguiente cita:
'Lo importante no es lo que miras, sino lo que ves'
Henry David Thoreau
1817-1862. Escritor, poeta y pensador
Por último, mi recomendación musical para esta semana.
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