Las aplicaciones informáticas para el desarrollo de la contabilidad, se centran casi exclusivamente en la contabilidad financiera.
A partir de que se realizan los asientos contables, muchas de esas aplicaciones disponen de mecanismos para la imputación a departamentos y subdepartamentos de las partidas asentadas. A esto lo denominan algo así como 'centros de costes'. Pero esto no es una contabilidad analítica.
También, esas mismas aplicaciones disponen de la posibilidad de desarrollar una contabilidad presupuestaria simple, que no tiene en cuenta que prácticamente todas las partidas de una contabilidad financiera, precisan de forma ineludible de la contabilidad analítica para poder ser presupuestadas.
Para presupuestar correctamente, por ejemplo, el grupo de las compras, (en la contabilidad financiera el subgrupo 60), se necesita la analítica porque no sólo hay que indicar cuánto es el importe de este subgrupo, sino, y sobretodo, el porqué de ese importe y su repercusión final en el grupo de existencias, (en la contabilidad financiera, el grupo 3).
Como ya habréis intuido, me estoy refiriendo a las aplicaciones informáticas contables que no forman parte de un ERP, (Enterprise Resource Planning, algo así como 'planificación de recursos empresariales'), y, obviamente, esto también significa que me refiero a empresas pequeñas.
Pues bien, este tipo de programas funcionan muy bien para la contabilidad financiera, pero no pueden soportar una contabilidad analítica o una contabilidad presupuestaria. Esto hay que dejarlo muy claro al empresario, para que no hayan malentendidos ni confusiones posteriores. Es cierto que en el caso de los presupuestos y para este tipo de aplicaciones, pueden resultar de una buena ayuda siempre que no profundicemos mucho en ellos, Pero sólo como presupuestos de contenido puramente financiero y nunca como una información analítica ni presupuestaria.
La contabilidad presupuestaria amalgama dos tipos de información: la financiera y la analítica. Y además, lo hace para hechos futuros que se teorizan a partir de la necesidad de lograr unos objetivos, mediante una estrategia que nos guíe hacia esos objetivos.
Y la mejor herramienta informática para que un analista desarrolle las contabilidades analítica y presupuestaria, es la de toda la vida desde que existen ordenadores de sobremesa: las aplicaciones ofimáticas. Pequeñas bases de datos para recopilar la información, hojas de cálculo para manejar la información recopilada en las bases de datos y documentos de texto para desarrollar el informe final, a partir de los resultados obtenidos en las hojas de cálculo.
Evitemos pues, la confusión de usar una aplicación contable estándar, para desarrollar una analítica o una presupuestaria. El empresario nos lo agradecerá.
Esta semana, os pido que reflexionéis sobre el éxito:
@FIL0S0FIA
El éxito no es instantáneo, es la suma de preparación, práctica, perseverancia
y paciencia.
Y para ayudarnos en esa reflexión, un excelente video musical:
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