Contabilidad analítica: los tiempos administrativos.

¿Por qué les cuesta tanto a los administrativos controlar sus tiempos? Para un analista, para el responsable de la contabilidad analítica, son uno de los colectivos más difícil de analizar.

¿Acaso no deben generar partes de trabajo, por el mero hecho de que no tienen una imputación directa a los procesos productivos? Me aducen que hacer un parte de trabajo es una pérdida de tiempo que no pueden permitirse.

¿Acaso no es necesario conocer a qué dedica su tiempo un administrativo? Me dicen que hacen tantas tareas a lo largo de una jornada y de tan diferente índole, que no pueden anotarlo todo.

Los operarios de producción lo tienen asumido. Saben que su parte de trabajo es una herramienta fundamental para una organización empresarial, aunque sea de tamaño muy reducido. Del mismo modo, los operarios que prestan servicios también tienen la obligación de generar partes de trabajo, o como suelen llamarlo, partes de asistencia.

Y ciertamente, el empresario se preocupa de que estos partes sean revisados y analizados, porque desea saber qué le cuesta fabricar, por ejemplo, un tornillo. Pero, sin embargo, normalmente, le es más indiferente conocer qué le cuesta emitir una factura, y no sólo por los materiales consumidos, sino también, y, sobre todo, por los tiempos consumidos de los administrativos en esta tarea.

Y al final, es tan solo una cuestión de organizar las tareas y ser disciplinado. Si un administrativo se organiza los tiempos, hasta él mismo se asombra del tiempo que le queda libre. Si se organiza las tareas en la semana, en los meses y en los trimestres, y las afronta con disciplina, hasta él mismo se asombra de no haberlo hecho así antes.

No basta con saber que un administrativo hace tareas administrativas, (disculpad la perogrullada), lo que es necesario saber es que, por ejemplo,  todos los días, entre las 09:00 horas y las 10:00 horas, se ha de dedicar a realizar los asientos contables de toda la documentación generada en la jornada anterior. Y además, debe respetar ese tiempo a rajatabla.

Debe aplicar esto con sentido común. No es que en ese tiempo se aísle del mundo. Si tiene que atender una llamada telefónica, lo hará, pero el grueso del trabajo realizado en ese tiempo, será el que está estipulado y previsto. Tiene que ser sincero con su organización del tiempo.

La mera obligación de la previa organización de las tareas en los tiempos correctos, permite al administrativo conocer mejor sus necesidades. Con el paso del tiempo, al ir analizando los partes de trabajo administrativo generados, se van ajustando los tiempos y se van desmenuzando las tareas que desarrolla, que en múltiples ocasiones, ni siquiera son tareas de su responsabilidad, pero 'como las ha hecho toda la vida', pues seguía haciéndolas.

Esta entrada es una continuación de mi última publicación, (La contabilidad analítica y los recibos salariales) y la primera de las publicaciones que dedicaré a los controles de tiempos, porque para un analista, para un responsable de la contabilidad analítica, el control de los tiempos de todos los empleados es la base fundamental y primordial de una buena analítica.

La cita que os propongo para la reflexión semanal, es casi un resumen de mi publicación de hoy:

En medio de la dificultad yace la oportunidad. Albert Einstein 

Y como video musical, una pieza, que cuanto más se escucha, más engancha. Espero que os guste.