Casi siempre que exclamamos: ¡ya tienes el informe!, ¡muy bien, muy ágil, estupendo!, nos tenemos que arrepentir de dicha exclamación, porque detectamos errores provocados por la presión ejercida por aquello de: ¡lo necesitaba para ayer!
Analicemos la cuestión desde la perspectiva de los empleados responsables de la contabilidad financiera para las pequeñas empresas y para, quizás, también demasiadas medianas empresas.
Para cuando un contable tenga la necesidad de emitir un informe pedido por la administración o la gerencia, la información ya debe tenerla lista, organizada, clasificada y con el soporte documental archivado y localizado, de forma que nadie le pueda hacer sonrojar por asientos sin respaldo documental o con un análisis inadecuado del documento base de los registros contables.
Si un contable tiene que registrar los documentos de forma rápida, (porque no tenia el libro diario al día), para poder preparar los informes que se le han pedido, es que más que un contable es una máquina hacedora de asientos; y obviamente, eso no es ser un contable profesional, es de alguien que conoce los conceptos básicos, me atrevo a afirmar incluso que muy básicos, del Plan General Contable.
¿Alguien se ha preguntado porqué al libro diario de contabilidad se le llama precisamente 'diario'? Técnicamente es así, porque se reflejan en él todos los documentos que precisan de un registro contable y se ordenan por la fecha del documento. De tal modo es esto, que si vemos el contenido de este libro, podemos apreciar todos los movimientos contables diarios.
Pero además de esto, su significado etimológico viene a decirnos que no nos sirve ese libro, si los documentos no se asientan diariamente. Es decir, si un documento que nos llega hoy, no es asentado hoy, (y eso no significa que tenga fecha de hoy), el libro diario perderá la fuerza que le da ser la base de la construcción de los balances y las cuentas de resultados. Por todo esto se le llama diario.
Por último, si usamos el diario de forma correcta tanto etimológica como técnicamente, pero no nos ceñimos a lo que dice la documentación, no la analizamos correctamente, y no la archivamos y clasificamos como justificante de los asientos generados, estaremos incurriendo en un error mucho más grave: podremos leer el diario, pero no sabremos si lo que dice es totalmente cierto.
Por todo ello, un buen contable está incompleto si no es un buen bibliotecario. Nunca se debe generar un asiento sin que exista un documento lo respalde. Documento que además debe estar clasificado, ordenado y localizado de forma permanente en el tiempo y con la vinculación al asiento generado, de forma clara y concisa.
La cita de esta semana no sé a quién se le atribuye, pero estoy seguro que todos la hemos escuchado:
'No dejes para mañana lo que puedas, (y yo añadiría, y debas), hacer hoy'.
Y ya que estamos empezando la nueva temporada, quiero hacerlo con un vídeo musical de una extraordinaria cantante, una voz que derrite los sentimientos porque los hace aflorar y percibirlos a flor de piel. Con ustedes, la gran Barbra Streisand.
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