En muchas ocasiones, quizás demasiadas para mi gusto, se confunden los gastos y los costes. Pero no son lo mismo.
Consideremos, por ejemplo, el material de oficina, (sólo el que se usa en las oficinas administrativas); debe considerarse un gasto, porque no podemos imputar a un proceso productivo el consumo de este producto. Sin embargo, cuando este mismo artículo, (el material de oficina), es consumido en las líneas de producción, debe considerarse un coste, porque en este caso, sí que se puede imputar al producto final que se fabrica en esa línea de producción.
De la misma manera hay que diferenciarlo en el caso de la prestación de servicios. Pongamos por ejemplo, un despacho de abogados. En este caso, el material de oficina que se consume en la misma empresa, para uso interno, es un gasto; pero el material de oficina que se usa para los autos que se presentan a un juzgado, o los que se usan para entregar al cliente, como informe final del pedido correspondiente, forman parte del coste de producción, en este caso, del coste del servicio prestado al cliente.
La dificultad radica, en cómo diferenciar lo que se consume para usos internos administrativos y lo que se consume para poder prestar el servicio o fabricar el producto.
Por seguir con el ejemplo del material de oficina, los proveedores de estos productos, van sirviendo los pedidos, generando los albaranes de entrega, y cuando llega la fecha de la facturación, facturan todo lo pendiente, lógicamente, sin tener en cuenta el uso que ha hecho su cliente de los productos servidos.
Por lo tanto, es responsabilidad de quién consume esos artículos, controlar el uso final, el destino, de todo el material de oficina.
Y ahí es donde entra el analista responsable de la contabilidad analítica. Porque es él, quién debe generar los mecanismos de control necesarios para que se diferencie de forma estricta los usos finales de las compras del material de oficina.
Y la herramienta fundamental para este control es muy simple: el control de las existencias. Siguiendo con el ejemplo de un despacho de abogados, Cuando alguien coge un paquete de folios, debe dejar escrito la cantidad y el nombre del usuario. Y cuando genera informes para el juzgado por un caso de un cliente determinado, debe quedar registrado el número de folios consumidos.
Hoy en día, las máquinas de imprimir, escanear y fotocopiar, son capaces de este control, sin problema alguno. El problema está en la costumbre de pensar que el consumo del material de oficina, no es de la suficiente envergadura como para estos controles. Pero esa costumbre se debe principalmente a una razón muy simple: no forman parte del proceso productivo, y por lo tanto, este tipo de consumos no son inventariados con la suficiente diligencia.
El dilema principal de un analista de costes es la diferenciación entre gastos y costes. Se deben independizar ambos conceptos y evitar al máximo la confusión de sus definiciones.
Seguiré ampliando estos conceptos y matizando éstas definiciones en posteriores entradas.
La cita que os aconsejo para esta semana, os ayudará, en vuestros pensamientos matutinos, a mantener el foco en lo importante:
@FIL0S0FIA
Las oportunidades son como los amaneceres, si esperas demasiado tiempo, te los
pierdes.
Y el video musical que os aconsejo para que la semana transcurra a buen ritmo, espero que os atrape, para que lo tarareéis todas las mañanas:
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