Sociedades y legalización de libros

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Hace ya un tiempo que publicamos un comentario relacionado con la legalización de libros en las sociedades mercantiles. Han pasado dos años desde aquella importante modificación y parece que las cosas están bastante más claras (por lo menos, a juzgar por lo que informa el Ministerio de Economía, Industria y Competitividad).

Está fuera de duda que todos los empresarios que lleven su contabilidad según las disposiciones del Código de Comercio deberán elaborar los siguientes documentos contables: un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. El artículo 27 del Código de Comercio establece la obligación de presentar dichos libros ante el Registro Mercantil provincial del lugar donde tenga su domicilio la empresa.

Este es el proceso de legalización de libros: la obligación de llevar los referidos libros al Registro Mercantil para que éste anote la presentación en sus propios registros y diligencie y selle los libros presentados. Es un trámite diseñado para dar autenticidad al contenido de dichos libros.

En el Registro Mercantil, se realizan dos procesos de legalización:

• Presentación de libros en blanco (legalización “a priori”): antes de su utilización se llevará de forma física, en papel, el libro en blanco al Registro Mercantil. Práctica cada vez menos habitual debido a la utilización de los formatos digitales.
• Presentación de hojas encuadernadas (legalización “a posteriori”): presentación del libro al Registro una vez cumplimentado. Es posible la presentación en formato digital de los libros, grabados en disquete o CD.

El lugar donde llevar a cabo el trámite es el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social la empresa (direcciones de Registros Mercantiles). Sin embargo, en el caso de cooperativas, se legalizarán sus libros societarios ante el área o dependencia de Trabajo y Asuntos Sociales de la Delegación o Subdelegación del Gobierno correspondiente al domicilio social, que actuarán por delegación del Registro de Sociedades Cooperativas, salvo que el propio Registro correspondiente tenga la competencia para legalizarlos en su ámbito territorial.

En cuanto al momento o plazo para la legalización hay que distinguir: si es "a priori", se debe hacer siempre antes de usar el libro en blanco; si es "a posteriori" hay que legalizar en el plazo de 4 meses a contar desde el cierre del ejercicio contable. Normalmente se cierran los ejercicios el 31 de diciembre, por lo que el plazo para legalizar acaba el 30 de abril.

Junto a los Libros a legalizar en el Registro Mercantil se presentará una solicitud por duplicado donde constará:

• Identificación del empresario;
• La relación de los libros cuya legalización se solicita, indicando si se encuentran en blanco o si han sido formados mediante la encuadernación de hojas ya anotadas, así como del número de folios u hojas de que se compone cada libro;
• La fecha de apertura y, en su caso, de cierre de los últimos libros legalizados de la misma clase que aquellos cuya legalización se solicita.

Toda la tramitación del proceso de legalización es “a posteriori”, se puede llevar a cabo mediante el procedimiento electrónico desde la plataforma del Colegio de Registradores: www.registradores.org (es necesario certificado digital y uso del programa Legalia, además de la plataforma online de dicha página).